Projecten zijn, per definitie, tijdelijke activiteiten in organisaties. Projecten kunnen vele doelen hebben en er zijn organisaties waar medewerkers uitsluitend in projecten werken, bijvoorbeeld voor research en development. Projecten die opgezet worden voor reorganisaties, zoals implementaties van grote (ICT-)veranderingen, kunnen gevoelig liggen bij betrokken projectmedewerkers en de medewerkers die (in de toekomst) te maken hebben met de verandering. Die gevoeligheid kan ontaarden in weerstand, wat het bereiken van de projectdoelstellingen in gevaar kan brengen. Weerstand kent vele uitingsvormen, zoals cynisme, klagen, saboteren of agressie/boosheid. Weerstand kan uitgroeien tot ongewenst gedrag, zoals pesten en intimidatie.
De inzet van een Project Vertrouwenspersoon kan helpen als er dergelijk ongewenst gedrag voorkomt tijdens de uitvoering van het project. Ook helpt het gevoeligheden tijdig te signaleren en te voorkomen dat er weerstand ontstaat. Het is prettig voor alle betrokken (project)medewerkers als ze weten dat er altijd een luisterend oor beschikbaar is tijdens het project.
Hoe ga ik te werk? Tijdens de aftrap van het project stel ik mezelf voor, leg ik uit waarvoor mensen bij mij terecht kunnen, wat er daarna gebeurt en hoe de medewerkers mij kunnen bereiken. Daarna ben ik beschikbaar tijdens de looptijd van het project. Als een medewerker contact met mij opneemt, vindt er een gesprek plaats op een neutrale plek, zodat het vertrouwelijk blijft met wie ik een gesprek heb. Vervolgens onderzoek ik samen met de melder wat een oplossing kan zijn. De regie voor de uitvoering van de oplossing ligt bij de melder.
Verder kan ik de projectmanager en betrokken afdelingen van de organisatie ondersteunen en adviseren over het voorkomen van en omgaan met weerstand en ongewenst gedrag. Bovendien bespreek ik de signalen die ik tijdens het project ontvang met de projectmanager, uiteraard geanonimiseerd en adviseer ik op basis van die signalen.
Het voordeel van de inzet van een Project Vertrouwenspersoon:
– Weten dat er een luisterend oor is voor een vertrouwelijk gesprek, zorgt voor verhoging van het gevoel van veiligheid, dus voor de verhoging van het welbevinden en dus voor het beter functioneren van de betrokken medewerkers.
– Een Project Vertrouwenspersoon is onafhankelijk van de organisatie, er is geen persoonlijk belang bij het project of de uitkomst daarvan.
– Verantwoordelijkheid voor het uiten van ongenoegen ligt bij de medewerker, in alle vertrouwelijkheid en anonimiteit.
– Door een Project Vertrouwenspersoon aan te stellen geeft de organisatie het signaal dat weerstand serieus genomen wordt en ernaar geluisterd wordt. Bovendien geeft het verantwoordelijkheid aan de klager. Dat zijn belangrijke factoren om met weerstand om te gaan en voorkomt dat weerstand de projectdoelstellingen in gevaar brengt.
– Projectmanager heeft ondersteuning en weet dat er een luisterend oor in het project is. Signalen die niet rechtstreeks bij hem geuit worden, kunnen toch bij hem terecht komen, zodat hij daar op kan acteren.